Todos hemos tenido de esos días en que tenemos tantas cosas pendientes por hacer que no sabemos ni por donde empezar. Y como solución a este dilema, hemos encontrado una útil herramienta que nos puede ayudar a encontrar un orden entre el caos y hacer de la organización de tu tiempo algo más sencillo.
Estas son las 6 razones por las cuales te recomendamos la Matriz diseñada por Dwight David Eisenhower y popularizada por Stephen Covey en el libro Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva:
- Permite tener tus tareas organizadas y plasmarlas en tu Plackit.
- Ayuda a valorar las tareas por su importancia y urgencia.
- Te convierte en una persona más efectiva.
- Diseñada para ahorrar tiempo ya que te centras en lo que es más importante.
- La planificación, minimiza la improvisación.
- Es muy fácil de llevar a cabo y de implementar.
¿Cómo empezar?
La Matriz se divide en 2 ejes principales:
- La Importancia: tiene que ver con los objetivos que te planteas. ¿Esta tarea es importante para conseguir tu objetivo? ¿Te acerca más a lo que quieres conseguir?
- La Urgencia: está relacionada con la temporalidad de la tarea y las consecuencias de no hacerla.
Definiendo estos dos conceptos importantes, te la explicamos por cuadrantes.
Cuadrante Necesidad
Escribe aquí las actividades que son importantes para lograr tus objetivos y que además tienen una fuerte consecuencia si no las realizas pronto. Las reuniones de emergencia, fechas límite de último momento, crisis, retos imprevistos.
Cuadrante Productividad Extraordinaria
Aquí está el núcleo de una gestión personal eficaz. Estas serían las cosas que te permiten vivir aprovechando oportunidades y actuando preventivamente, en vez de resolviendo problemas. Actividades como crear y reforzar relaciones personales, hacer ejercicio, planificar tu futuro, aprender. Pero primero, debes tener claras cuáles son tus prioridades, y después debes aprender a decir no a otras, algunas urgentes y aparentemente importantes.
Ubica aquí las tareas que sabes tienes que hacer para alcanzar tus objetivos pero que puedes ir realizándolas en los días sucesivos sin que esto genere mayores problemas. Es importante también que les pongas una fecha de cumplimiento para evitar que se conviertan en urgentes.
Cuadrante Distracción
En este cuadrante estarán las tareas que son urgentes pero que a nivel personal no te acercarán a los objetivos que te has fijado ya que no son importantes, pero no significa que no debas realizarlas.
Por ejemplo, las interrupciones innecesarias, las reuniones irrelevantes, asuntos menores de otros, correos, tareas y llamadas no importantes.
Cuadrante Desperdicio
Aquí deberás escribir las actividades que empiezan con la frase: “Algun día tengo que…”. Estas actividades si lo permites, se convierten en ladrones de tu tiempo y atrasan lo realmente importante o urgente. Estas tareas implican un desperdicio del tiempo. Un ejemplo es cuando nos distraemos haciendo algo que no nos aporta nada ni a nosotros ni a los demás y por lo tanto resulta en una pérdida de tiempo.
Lo que más nos gusta de esta herramienta es que permite valorar cada tarea y ayuda a planificar, delegar o desechar las acciones dependiendo de nuestros objetivos. Así que no solo estarás más organizado, sino que también serás más eficiente.
