Muchas veces el trabajo nos absorbe de tal manera que sentimos que no tenemos tiempo para nada más y que las horas del día no nos alcanzan. Sin embargo, la clave para sentirte menos agobiado puede estar en desarrollar un buen método de planificación y organización.
En la planificación es tan importante la creatividad como la organización; si no potenciamos ambas virtudes, es probable que no aprovechemos todas las oportunidades que nos brinda nuestro entorno. Es por ello, que debemos centrarnos en gestionar con eficiencia todo lo que esté a nuestro alcance.
1. Ordena tu espacio
¿Sabes que diariamente puedes perder hasta una hora de tu tiempo buscando cosas por ser desordenado?
Empieza por eliminar lo que no necesitas en tu espacio, organiza todo lo que necesitas de forma que lo que mas utilizas lo tengas mas al alcance y agrupa por categorías para mas facilidad.
2. Calendariza de forma mensual
Toma un calendario mensual y escribe las fechas importantes para entrega de proyectos, presentaciones u otras actividades que necesites recordar. Coloca tu calendario en un lugar donde puedas verlo frecuentemente para no perder de vista los próximos eventos y anticiparte con lo que se necesite para cada uno de ellos.
3. Metas semanales
Escribe las actividades por semana que debes realizar en un lugar visible para que te sirva de recordatorio constante y no se te olvide realizarlas. Colócalas en orden de prioridad para focalizar tu tiempo y esfuerzo en aquellas que son mas importantes que las otras.
Planifica mini retos para cada semana y mes, de modo que vayas teniendo constancia de la evolución de tus proyectos. Además, el hecho de tener que superar una meta cada semana es una motivación para sacar lo mejor de nosotros mismos e ir consiguiendo resultados a corto plazo.
4. Elabora un horario y cúmplelo
Lleva una agenda diaria donde estipules el inicio y final de cada actividad, este límite de tiempo te ayuda a evitar distracciones porque tienes un cronograma que ir cumpliendo para cada tarea.
Recuerda también destinar dentro de tu día a día, espacios de relajación y distracción para desarrollar actividades fuera del ámbito laboral. Diversos estudios han demostrado que trabajar más de 8 horas seguidas afecta la productividad laboral, por lo que los investigadores resaltan la importancia de enfocar parte de nuestro día en nuestro bienestar emocional.
5. Anota TODO
Nuevas ideas, compromisos, pendientes, direcciones, teléfonos…necesitas apuntar todos los datos que manejes durante el día. Al estar bajo estrés nuestra mente pierde capacidad para recordar y procesar nueva información. Puedes utilizar notas autoadheribles o también escribirlos sobre un pizarrón de actividades.
Lo mejor es integrar cada una de tus herramientas de planificación dentro de un command center que te permita agruparlas en un mismo lugar que sea visible y accesible para llevar el control de cada una de tus actividades.
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